Juridische documenten

Privacydocumenten

Privacydocumenten zijn juridische documenten die onder bepaalde omstandigheden wettelijk verplicht zijn vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor zzp'ers. Het gaat om de volgende documenten:

• Privacyverklaring
• Cookieverklaring (als je een website hebt)
• Verwerkersovereenkomst (als je persoonsgegevens gaat verwerken voor klanten)

In een privacyverklaring en een cookieverklaring leg je onder andere vast welke persoonsgegevens je verwerkt en voor welke doelen je deze gegevens verzamelt.

Wanneer je voor een opdrachtgever persoonsgegevens gaat verwerken, ben je wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Hierin leg je o.a. vast welke persoonsgegevens je gaat verwerken in opdracht van je opdrachtgever, en met welke doelen je deze gegevens gaat verwerken. Ook leg je hierin vast hoe de gegevens beveiligd worden en wat je zult doen als er een datalek voordoet. Als je geen persoonsgegevens gaat verwerken in opdracht van je opdrachtgevers, hoef je geen verwerkersovereenkomst te hebben, maar als VA zal je doorgaans wél persoonsgegevens verwerken voor klanten. Je verwerkt bijvoorbeeld persoonsgegevens als je de inbox van je opdrachtgever beheert (of zelfs alleen maar kunt inzien), als je contact hebt met mensen via het social mediakanaal van je opdrachtgever, als je facturen opstelt voor je opdrachtgever, etc. Je bent volgens de wet samen met je opdrachtgever verantwoordelijk voor het gebruik van een goede verwerkersovereenkomst. Een verwerkersovereenkomst sluit je af vóórdat je begint met het verwerken van persoonsgegevens. Meestal is dit dus bij aanvang van de opdracht (gelijktijdig met de overeenkomst van opdracht).

Opdrachtdocumenten

Opdrachtdocumenten zijn juridische documenten die nodig zijn wanneer je als zzp'er een opdracht gaat uitvoeren voor een opdrachtgever. Het gaat om de volgende documenten:

• Algemene voorwaarden
• Overeenkomst van opdracht

Algemene voorwaarden zijn niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk wel heel erg belangrijk voor VA's! Je dekt daar bijvoorbeeld bepaalde risico's mee af, maar ze dienen ook om de 'spelregels' van de opdracht te bepalen. Omdat de wet best weinig rechten en plichten heeft vastgelegd voor overeenkomsten tussen ondernemers, is er heel erg veel mogelijk en toegestaan. Dat biedt dus ook veel ruimte voor onenigheden, discussies en misverstanden. Daarom is het zo belangrijk dat van tevoren al zoveel mogelijk scenario's worden afgedekt. Immers, conflicten ontstaan vaak door onvoorziene situaties. Situaties waar je nog niet over had nagedacht, die je niet had kunnen voorzien, die gaandeweg zijn ontstaan, of waar jij en je opdrachtgever simpelweg hele andere ideeën en verwachtingen bij hadden. Hoe vollediger jouw algemene voorwaarden zijn, hoe kleiner de kans is dat er zich een situatie voordoet waarvan jullie niet weten hoe ermee om te gaan. Om te zorgen dat je algemene voorwaarden geldig zijn, moet je opdrachtgever ze hebben ontvangen nog vóórdat jullie de overeenkomst aangaan. Het advies is dan ook om deze met je offertes mee te sturen.

Ook een overeenkomst van opdracht is niet wettelijk verplicht, maar vormt eigenlijk de juridische basis van je opdracht. Hierin leg je namelijk specifieke afspraken met je opdrachtgever duidelijk vast, waaronder je tarieven. In tegenstelling tot je algemene voorwaarden (die in het algemeen zijn bedoeld voor ál je opdrachten en ál je opdrachtgevers) is de overeenkomst van opdracht dus specifiek voor een opdracht bedoeld. Je legt opdrachtspecifieke afspraken erin vast. Met een goede overeenkomst van opdracht verminder je ook de kans op schijnzelfstandigheid. Niet onbelangrijk! Deze overeenkomst vormt eigenlijk de start van je opdracht.

Zowel het Opdrachtpakket als het Starterspakket bevatten beide documenten.

Disclaimer

Een disclaimer is een eenzijdige verklaring en heeft in principe weinig juridische waarde, maar kan voor je websitebezoeker wel zinvol zijn. Het is eigenlijk een document dat tegen je websitebezoekers zegt: 'Als je mijn website bezoekt, hou er dan rekening mee dat … geldt voor de inhoud van mijn website'. Omdat de juridische waarde van de disclaimer beperkt is, kun je hier ook zonder problemen zelf nog dingen aan toevoegen die voor jouw websitebezoekers belangrijk kunnen zijn of besluiten geen gebruik te maken van een disclaimer.