Privacyverklaring Virtually Yours

Wanneer je mijn website www.virtually-yours.nl bezoekt of contact met mij opneemt, ontvang ik informatie over je. Deze informatie heb ik nodig om mijn bedrijfsactiviteiten goed uit te kunnen voeren. Ik ga altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en houd me bij de verwerking ervan aan de geldende wet- en regelgeving.

Door contact met mij op te nemen of mijn website te gebruiken ga je ermee akkoord dat ik je persoonsgegevens verzamel en verwerk in overeenstemming met mijn privacybeleid. In deze privacyverklaring licht ik mijn privacybeleid nader toe. Ik leg je uit welke gegevens ik verzamel en wat ik met deze informatie doe. Als je vragen hebt, of als je wilt weten welke informatie ik van je heb, neem dan contact met mij op via info@virtually-yours.nl.

• “Virtually Yours”, “ik” of “mijn”: de verwerkingsverantwoordelijke van Virtually Yours, Risha Smeding;
• “Website”: www.virtually-yours.nl;
• “Computer”: de computer, tablet of mobiele telefoon die je gebruikt om mijn website te bezoeken of contact op te nemen;
• “AVG”: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• “Persoonsgegevens”, of “gegevens”: alle gegevens die herleidbaar zijn tot je als individu, zoals je naam, telefoonnummer, adres, IP-adres, of surfgedrag;
• “Cookies”: kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan een website worden opgeslagen op je computer.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die ik verwerk en heeft betrekking op alle interactie tussen jou en Virtually Yours. Je gegevens worden verwerkt als je mijn website bezoekt, gebruik maakt van mijn diensten, of als je zelf gegevens aan mij verstrekt, bijvoorbeeld door gegevens in te vullen op mijn website, door contact met mij op te nemen via e-mail, telefoon, WhatsApp, socialemediakanalen of op een andere manier.

De volgende persoonsgegevens kunnen mogelijk verwerkt worden:

• Bedrijfsnaam;
• KvK-nummer;
• Rechtsvorm;
• Voor- en achternaam;
• Gender;
• Woonadres en/of vestigingsadres;
• Telefoonnummer;
• Websiteadres;
• E-mailadres;
• Socialemedia-accountnamen;
• Functie;
• Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer;
• Btw-nummer;
• Klant-, offerte- en factuurnummer;
• IP-adres;
• Locatie;
• Browsegegevens;
• (Profiel)foto's.

Voor mijn werkzaamheden als jurist verwerk ik soms bijzondere persoonsgegevens, gebaseerd op de in de AVG vermelde uitzonderingen: “De verwerking is noodzakelijk om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Of u handelt als gerecht vanuit uw rechtsprekende taken.” en “Iemand heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van de eigen persoonsgegevens”.

Ik verwerk alleen persoonsgegevens als ik daar een goede reden voor heb. In de AVG staan redenen (grondslagen) vermeld op basis waarvan ik persoonsgegevens mag verwerken. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

1. Ik heb je toestemming gekregen;
2. Ik heb de gegevens nodig om onze overeenkomst uit te voeren;
3. Ik ben wettelijk verplicht om deze gegevens te verwerken;
4. Ik heb de gegevens nodig om mijn gerechtvaardigde belang te behartigen.

Ik bewaar je persoonsgegevens zo lang als ik dat volgens de wet moet doen, zo lang als nodig is voor het doel waarvoor ik je gegevens gebruik of totdat je mij verzoekt je gegevens te verwijderen. De bewaartermijn kan per verwerkingsactiviteit verschillen — concrete termijnen staan vermeld bij elk doel in artikel 8 hieronder.

Je gegevens kunnen voor verschillende doelen worden verwerkt. Het verschilt per doel welke persoonsgegevens ik verwerk, op basis van welke grondslag ik dat doe en hoe lang ik de gegevens bewaar. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende doelen en bijbehorende te verwerken persoonsgegevens, met de grondslagen zoals die in artikel 6 zijn opgesomd. Ik verzamel gegevens:

Je gegevens sla ik op en verwerk ik zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De primaire opslag (database, e-mail-server, hosting) bevindt zich binnen de EER (AWS Ierland en Hetzner Duitsland). Voor enkele specifieke diensten — betalingen (Stripe), e-mailverzending (Resend), error-tracking (Sentry), CDN (Cloudflare) en interne ontwikkeltools (Anthropic) — werk ik samen met partijen in de Verenigde Staten.

Omdat de regels in derde landen niet altijd dezelfde bescherming van persoonsgegevens bieden als in Nederland, heb ik passende waarborgen genomen. De doorgifte naar deze partijen vindt plaats op basis van EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en — waar van toepassing — het EU-U.S. Data Privacy Framework (zie www.dataprivacyframework.gov/list). Een specificatie per verwerker vind je in artikel 10.

Ik verkoop je persoonsgegevens niet aan derde partijen en zal deze alleen verstrekken of doorgeven als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, voor mijn bedrijfsactiviteiten, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Daarbij neem ik passende maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van je gegevens te waarborgen, bijvoorbeeld door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.

Om mijn diensten te kunnen verlenen werk ik samen met derde partijen. Ik werk onder andere met derde partijen samen om:

• mijn boekhouding en facturatie te verzorgen;
• betalingen en incasso's af te handelen;
• transactie-e-mails (zoals bevestigingen en facturen) te versturen;
• mijn website, database en applicaties te hosten;
• error-tracking te doen voor de stabiliteit van de site;
• het verkeer naar mijn site te beveiligen tegen spam en misbruik (CDN en spam-bescherming op het contactformulier);
• AI-tools in te zetten voor administratieve ondersteuning bij mijn werkzaamheden.

Omdat de regels in sommige andere landen niet altijd dezelfde bescherming van persoonsgegevens bieden als in Nederland, heb ik passende waarborgen genomen wanneer ik samenwerk met partijen buiten de EER. Bijvoorbeeld door afspraken te maken op basis van EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of door te controleren of de betreffende organisatie meedoet aan het EU-U.S. Data Privacy Framework (zie www.dataprivacyframework.gov/list).

Een uitgebreider intern register met namen, doel- en bewaartermijn-detail per verwerker, en getekende verwerkersovereenkomsten, is op verzoek beschikbaar voor verantwoordingsdoeleinden via info@virtually-yours.nl.

Ik neem de bescherming van je gegevens serieus en neem passende organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ik heb onder andere:

• verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen ondertekend met derde partijen die gegevens kunnen inzien of voor mij verwerken;
• een website met SSL-certificaat (gegevens verstuurd over een beveiligde verbinding);
• mijn computer en software-accounts beveiligd met sterke wachtwoorden en — waar mogelijk — tweestapsverificatie;
• documenten geplaatst in een beveiligde cloudopslag;
• antivirussoftware en firewall op mijn computer;
• als beleid mijn software altijd up-to-date te houden;
• als beleid regelmatig back-ups te maken;
• als beleid bepaalde gegevens te pseudonimiseren en/of te versleutelen (encryptie — bijvoorbeeld IBAN-velden in de database);
• als beleid maatregelen van tijd tot tijd te testen, beoordelen en evalueren;
• als beleid nooit in te loggen op een onbeveiligd netwerk;
• als beleid regelmatig te beoordelen of ik dezelfde doelen kan behalen met minder persoonsgegevens.

Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar, maar ik heb niet de mogelijkheid de leeftijd van mijn websitebezoekers te controleren. Als ik erachter kom dat ik persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar heb verzameld, zonder toestemming van hun ouder of voogd, zal ik deze informatie, indien mogelijk, verwijderen. Als je weet of vermoedt dat ik persoonsgegevens van een minderjarig persoon heb verzameld, zonder toestemming van een ouder of voogd, kun je contact met mij opnemen via info@virtually-yours.nl.

Op grond van de AVG heb je de volgende privacyrechten met betrekking tot de persoonsgegevens die ik van je verwerk:

• Recht op inzage: je mag de gegevens inzien;
• Recht op rectificatie en aanvulling: je mag de gegevens wijzigen;
• Recht op gegevens verwijderen: je mag onjuiste informatie laten verwijderen;
• Recht op dataportabiliteit: je mag de gegevens bij mij opvragen om ze zelf op te slaan of door te geven;
• Recht op beperking van de verwerking: je mag mij verzoeken minder persoonsgegevens te verwerken;
• Recht om bezwaar te maken: je mag bezwaar maken tegen de verwerking.

Als je een beroep wilt doen op een van deze privacyrechten, neem dan contact op via info@virtually-yours.nl. Ik neem altijd binnen 1 maand na ontvangst van je verzoek of klacht contact met je op en zal het verzoek of de klacht zo spoedig mogelijk verwerken. Wanneer het meerdere verzoeken of klachten betreft of als je verzoek of klacht complex is, heb ik wat meer tijd nodig en kan de verwerkingstijd oplopen tot maximaal 3 maanden.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek of de klacht ook daadwerkelijk van jou afkomstig is, kan ik je vragen om jezelf te identificeren. Je kunt een klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De inhoud van deze privacyverklaring kan ik op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aanpassen. Daarom raad ik je aan mijn privacyverklaring regelmatig te raadplegen.